Automatisering inzetten voor effectieve groei

Bij een groot aantal organisaties is de afdeling administratie nog steeds veel tijd kwijt aan het corrigeren van facturen. Tegenwoordig wil je dit het liefst automatiseren: dat voorkomt vertraging met betrekking tot de afhandeling én menselijke fouten. Recentelijk hebben wij dit proces voor een klant van ons verder uitgewerkt. Voorheen was dit grotendeels handmatige proces geen probleem, vanwege de frequentie waarmee het proces werd uitgevoerd en de hoeveelheid werk die deze handmatige taken in beslag namen. Met de groei van het bedrijf en daarmee het volume van de processen was er nu wel sprake van een positieve business case voor verdere automatisering.

Door handmatige processen, die zich vaak alleen in de hoofden van mensen afspelen, uit te tekenen ontstaat inzicht. Omdat iedereen een andere aanpak heeft, zorgen deze visualisaties regelmatig voor levendige discussies. Door gebruik te maken van gratis online tooling kan deze procestekening, vormgegeven met de Business Process Modeling Notation (BPMN) methode, direct in ons platform worden ingeladen.

Dankzij het low-code platform van CodeCast wordt al winst geboekt zodra een procestekening is opgeslagen in het systeem. Vanaf dat moment is voor belanghebbenden in de organisatie perfect inzichtelijk hoe vaak processen worden uitgevoerd, hoeveel taken van elk type ontstaan en hoeveel tijd is gemoeid met het afhandelen. Dit alles zonder dat er nog maar iets geautomatiseerd hoeft te zijn. Dat helpt bij het berekenen van de waarde van een business case om één of meerdere handmatige taken uit te faseren. In de gemaakte procestekening wordt een handmatige taak vervangen door een automatische. Zodoende ontstaat een nieuwe versie van het proces die vanaf dat moment in gebruik kan worden genomen.

Uitzonderingen zijn er altijd en lang niet alle bijzondere gevallen komen vaak genoeg voor om de IT kosten, die bij automatiseren komen kijken, te rechtvaardigen. Daarom is een stapsgewijze aanpak vaak beter. Laat het proces bijvoorbeeld automatisch controles uitvoeren die in 80% van de gevallen door het systeem verwerkt kunnen worden zonder tussenkomst van een mens. De overgebleven 20% zorgen voor een taak die uitgevoerd kan worden door een medewerker, die daarmee minder maar leuker werk krijgt. Een overduidelijke win-win situatie.