Een onontkoombaar proces

Bij veel bedrijven is strategie met betrekking tot automatisering geen vanzelfsprekend onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit is ook volkomen begrijpelijk, want de hovenier wil zich graag bezighouden met het maken van mooie tuinen en niet met een lange termijn strategie voor het automatiseren van zijn boekhouding. “Wie dan leeft, wie dan zorgt”: als het een probleem wordt, dan kijken we ernaar. In dit geval is automatisering altijd reactief, geboren vanuit noodzaak en met het oplossen van een acuut probleem als primair doel. Dit is een van de voornaamste redenen waarom automatisering vaak als verstorend of invasief wordt beschouwd: het kost tijd, geld, breekt bestaande werkprocessen en introduceert (onvoorziene) bijeffecten. De verandering wordt niet gedreven door een voorspelbaar en geaccepteerd groeiproces, maar vanuit acute problematiek.

Met het voorbeeld van de hovenier is dit ook duidelijk te illustreren. De spreadsheet is niet toereikend om de boekhouding van het groeiende bedrijf te ondersteunen. De hovenier zal dus meer tijd moeten spenderen aan de boekhouding. Dit gaat weer ten koste van de dienstverlening aan klanten. Hier ontstaat een probleem voor de hovenier: het selecteren van een nieuw systeem wordt een noodzaak en het oplossen van het ontstane probleem de primaire eis. Dit zet de deur open voor tunnelvisie, eilandjes denken, en korte termijn handelen. Welke keuze de hovenier ook maakt, er zal geïnvesteerd moeten worden in die keuze: de bestaande boekhouding zal overgezet moeten worden en er zullen nieuwe werkprocessen ontstaan. Het nieuwe systeem zal wel degelijk oplossing bieden, maar op de lange termijn, zonder strategie is het nog maar de vraag of dit de beste oplossing is. Zelfs al zou deze realisatie later plaatsvinden dan nog zal de hovenier niet staan te springen om zijn keuze te heroverwegen. De investering is immers gedaan en elke euro kan maar één keer uitgegeven worden.

Ook hier is de problematiek te illustreren met het voorbeeld van de hovenier. Na het aanschaffen van het nieuwe boekhoudpakket is het acute probleem opgelost en werkt de boekhouding weer naar behoren. De spreadsheet had echter een mogelijkheid om de actuele voorraad van de hovenier in de boekhouding te administreren. Op deze manier had de hovenier zijn inkoop, verkoop en voorraad op een plek. Het nieuwe boekhoudsysteem voorziet daar niet in wat betekent dat de hovenier voor deel blijft vertrouwen op de spreadsheet. Op dit moment ontstaat er voor de hovenier een nieuw werkproces, in dienst van de automatisering. Hij zal nu immers handmatig de koppeling tussen voorraad en boekhouding moeten bijhouden. Een vervelend bijeffect wat het netto positieve resultaat van het nieuwe systeem kleiner maakt.

Voor met name werknemers en uitvoerend personeel kan zo’n situatie behoorlijk frustreren. Naast de verstoring van de werkzaamheden door het automatiseringsproces zelf kunnen de nieuwe werkprocessen als gevolg van die automatisering betekenen dat werknemers voor hun gevoel, of ook daadwerkelijk, minder tijd kunnen besteden aan nuttige werkzaamheden.